PERSONALWIRTSCHAFT ALS OUTSOURCING-DIENSTLEISTUNG
Im Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf (UKE), einer der modernsten Kliniken Europas, arbeiten Spezialisten verschiedenster Fachrichtungen unter einem Dach zusammen. Damit gehen komplexe Mitarbeiterstrukturen einher, die besondere Herausforderungen an die tägliche Arbeit der Personalabteilung stellen. Um Freiräume zu schaffen, mussten wiederkehrende Routinearbeiten ausgelagert werden. Man entschied sich im UKE für das Outsourcing der Personalabrechnung. Hierfür ist seit mehreren Jahren die Telekom Healthcare Solutions zuständig. Mit Hilfe des Personalwirtschaftssystem SAP® ERP HCM führt das Unternehmen für das UKE die monatliche Abrechnung von ca. 11.000 Personalfällen als Outsourcing-Dienstleistung durch – inklusive Ausdruck und Versand der Entgeltbelege. Mit der digitalen Personalakte stehen überdies alle Unterlagen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. Auf einen Blick:
- Pflege der SAP®-HCM-Applikationen für Personalmanagement, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Personalkostenplanung, Reisekostenmanagement und Zeitwirtschaft
- Einsatz der digitalen Personalakte
- Durchführung der monatlichen Personalabrechnung inklusive Folgeaktivitäten als Outsourcing-Dienstleistung für das UKE
- Druck und direkter Versand der Gehaltsabrechnung an rund 11.000 Mitarbeiter
- Einsatz der integrierten Tarifwerke TV-KAH, DEHOGA, Gebäudereiniger Land HH, Wach- und Pfortendienst, Diverse AT-Vereinbarungen, VSH, Arbeitnehmer TVV, Azubi TVV, AVH, TV RUK, Beamtentarif Land HH, Festgehälter, Stundenlöhner
DER KUNDE
Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) behandelt als Krankenhaus der Maximalversorgung jährlich ca. 89.000 stationäre und ca. 275.000 ambulante Patientenfälle. Es verfügt über 1.600 Betten und ist in mehr als 80 interdisziplinär zusammenarbeitenden Kliniken, Polikliniken und Instituten organisiert. Viele therapeutische Leistungen, z. B. im Bereich der Transplantationen, können in der umliegenden Region nur dort erbracht werden. Inklusive seiner Tochtergesellschaften beschäftigt das UKE ca. 11.000 Mitarbeiter und beteiligt sich aktiv an der medizinischen Forschung und an der Ausbildung des wissenschaftlichen und ärztlichen Nachwuchses.
DIE HERAUSFORDERUNG
Ein Universitätsklinikum von der Größe des UKE besteht aus einer Vielzahl von Zentren, Kliniken, Instituten und zentralen Diensten und ist überdies maßgeblich an der akademischen Forschung und Lehre beteiligt. Das bedeutet aus Sicht der Personalabteilung eine Fülle von administrativen Tätigkeiten für viele verschiedene Berufsfelder. Um diesen täglichen Herausforderungen besser gerecht werden zu könnten, wollte die Personalabteilung des Klinikum wiederkehrende Routinearbeiten auslagern. Die monatliche Personalabrechnung ist von hohem Zeitaufwand und umfangreich an Druck- und Verteilaufgaben und schien für eine Auslagerung besonders gut geeignet. Da es sich bei Personaldaten um besonders sensible und vertrauliche Daten handelt, musste ein Dienstleister mit viel Erfahrung und Know-how für diese Aufgabe gefunden werden. Besonderes Augenmerk wurde auch auf die Anbindung bereits vorhandener Systeme und damit auf die Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung SAP® ERP, zum Dienstplanungssystem und zum SHA-Archiv gelegt. Auch der große Umfang an verschiedenen Tarifen, die bei der monatlichen Personalabrechnung zu berücksichtigen sind, stellte eine besondere Herausforderung für die Auslagerung dar. Denn trotz aller Anforderungen sollte die Vergabe der Aufgabe an einen Dienstleister möglichst kostengünstig erfolgen.
DIE LÖSUNG
Vor dem Hintergrund der Herausforderungen hat das UKE sich 2002 für das Angebot der Telekom Healthcare Solutions entscheiden. Die auf SAP® ERP HCM basierende, vorkonfigurierte Lösung entsprach genau den Anforderungen der Personalabteilung: Ein standardisiertes Personalwirtschaftssystem zu nutzen und gleichzeitig individuell modular zu erweitern.
Die Lösung der Telekom Healthcare Solutions setzt auf einen Stand des SAP® ERP HCM auf, der seit Jahren aufgebaut und stetig weiterentwickelt wird. Viele im Gesundheits- und Sozialwesen oder im Bereich der öffentlichen Verwaltungen benötigten Auswertungen, Tarife und Funktionalitäten sind hier bereits ohne Zusatzkosten integriert. Ein erfahrenes Experten-Team steht bereit, um die HCM-Module für Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Personalkostenplanung, Reisekostenmanagement und Zeitwirtschaft zu betreuen und zu pflegen. Darüber hinaus ist die Telekom Healthcare Solutions ein Dienstleister, der über eine mehr als 40-jährige Erfahrung im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Gesundheitswesen verfügt. Neben der eigentlichen Durchführung der Abrechnung für ca. 11.000 Personalfälle, die jeden Monat als Outsourcing-Dienstleistung für das UKE erbracht wird, übernimmt die Telekom Healthcare Solutions den Druck und den Versand der Entgeltbelege direkt an die Mitarbeiter. Dabei werden alle personalrelevanten Informationen in die digitale Personalakte des Mitarbeiters übergeleitet, die eine permanente Verfügbarkeit, einen ortsunabhängigen, gesetzeskonformen Zugriff und revisionssichere Archivierung der Unterlagen gewährleistet.
DER KUNDENNUTZEN
Die Personalabteilung des UKE hat sich durch die Einführung der Lösung und die Auslagerung der Personalabrechnung an die Telekom Healthcare Solutions freie Ressourcen geschaffen, um den Kernaufgaben der Abteilung besser und intensiver nachkommen zu können. Gleichzeitig konnten die Betriebskosten gesenkt werden. Das integrierte Berichtswesen führt zu mehr Transparenz und Sicherheit in den Geschäftsprozessen. Durch die Einführung der digitalen Personalakte konnte die Effektivität des Personalwirtschaftssystems sogar noch gesteigert werden, da hiermit weitere administrative Prozesse automatisiert und flexibler gestaltet werden konnten. Statt die klassischen Personalakten der Mitarbeiter in Hängeregistern und Schränken zu archivieren, stehen sie den Personalverantwortlichen und Vorgesetzten nun in digitalisierter Form jederzeit und überall per Mausklick zur Verfügung und werden revisionssicher archiviert.