HR-OPTIMIERUNG DURCH OUTSOURCING DER PERSONALWIRTSCHAFT

Im St. Joseph Krankenhaus in Berlin Tempelhof entschied man sich schon 2006 dafür, zur Entlastung der Personalabteilung die auf SAP® ERP HCM basierende Outsourcinglösung der Telekom Healthcare Solutions einzuführen. Diese Lösung wurde nun zusätzlich um ein Verwaltungssystem für Mitarbeiterausweise erweitert. Die Administration dieser Ausweise und ihrer Funktionalitäten erfolgt direkt aus dem SAP® ERP HCM heraus. Auf einen Blick:

  • Pflege der SAP®-HCM-Applikationen für die Personaladministration und die Personalabrechnung im Outsourcing-Betrieb
  • ‚‚Durchführung der monatlichen Personalabrechnung inklusive Folgeaktivitäten als Outsourcing-Dienstleistung
  • ‚‚Druck der rund 1.200 Gehaltsabrechnungen und -unterlagen ‚‚
  • Versand der gedruckten und digitalen Unterlagen an die Klinik
  • Schnittstelle zum Verwaltungssystem für Mitarbeiterausweise

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DER KUNDE

Im St. Joseph Krankenhaus werden jedes Jahr rund 76.000 Patienten ambulant und stationär behandelt. Das Haus ist mit 485 Betten das größte katholische Krankenhaus in Berlin und mit 1.200 Mitarbeitern einer der bedeutendsten Arbeitgeber im Bezirk Tempelhof-Schöneberg. Zu den medizinischen Schwerpunkten der Klinik gehört die Geburtshilfe. Mit mehr als 3.800 Neugeborenen war die Klinik 2013 geburtenstärkste Klinik Deutschlands. Im „Josephinchen – Zentrum für Kinder- und Jugendgesundheit“ werden Kinder und Jugendliche bis zum 18. Lebensjahr umfassend behandelt, sowohl pädiatrisch, psychotherapeutisch, psychiatrisch als auch chirurgisch und urologisch. Im Zentrum für Vasculäre Malformationen bei Kindern therapiert ein internationales Expertenteam junge Patienten mit Gefäßfehlbildungen aus der ganzen Welt. Weitere Schwerpunkte des St. Joseph Krankenhauses bilden die Behandlung von Nieren- und Tumorerkrankungen sowie die Klinik für Orthopädie und Unfallchirurgie.

DIE HERAUSFORDERUNG

Das wertvollste Kapital eines Krankenhauses sind die Mitarbeiter. Somit ist der Kampf um die besten Köpfe, der durch den zunehmenden Kostendruck verschärft wird, heute ein wesentlicher zukunftsentscheidender Erfolgsfaktor. Damit wird das Personalmanagement zu einer strategischen Aufgabe, die eine Fokussierung auf HR-Kernaufgaben voraussetzt. Um diese Aufgaben optimal meistern zu können, ist die Unterstützung durch ein leistungsfähiges Personalmanagement-System unerlässlich. Um die Personalabteilung von täglichen Routinearbeiten zu entlasten, entschied sich das St. Joseph Krankenhaus 2006 dazu, die Gehaltsabrechnung und alle damit zusammenhängenden Folgeaktivitäten auszulagern. Der langjährige Partner Telekom Healthcare Solutions (THS) für IT-Lösungen im Gesundheitswesen, der auch das Klinische Informationssystem im St. Joseph eingeführt hat und betreut, wurde damit beauftragt, das Personalmanagementsystem bereitzustellen und die Personalabrechnung und alle damit in Zusammenhang stehenden Aufgaben als Outsourcing-Dienstleistung zu erbringen. Da die im Personalsystem erhobenen Stammdaten der Mitarbeiter eine optimale Basis bieten, um auch weitere administrative Prozesse IT-gestützt zu optimieren, wurde das System 2014 weiter ausgebaut. Es wurde ein System zur Verwaltung von Mitarbeiterausweisen integriert.

DIE LÖSUNG

Die auf SAP® ERP HCM basierende, vorkonfigurierte Lösung der THS entsprach genau den Anforderungen der Personalabteilung: Ein standardisiertes Personalwirtschaftssystem zu nutzen und gleichzeitig individuell modular zu erweitern. Die Lösung setzt auf einen Stand des SAP® ERP HCM auf, der seit Jahren aufgebaut und stetig weiterentwickelt wird. Viele im Gesundheits- und Sozialwesen oder im Bereich der öffentlichen Verwaltungen benötigte Auswertungen, Tarife und Funktionalitäten sind hier bereits ohne Zusatzkosten integriert. Ein erfahrenes Experten-Team steht bereit, um die HCM- Module für Personaladministration und Personalabrechnung zu pflegen und im THS-Rechenzentrum zentral zu betreiben. Darüber hinaus ist die Telekom Healthcare Solutions ein Dienstleister, der über eine mehr als 40-jährige Erfahrung im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Gesundheitswesen verfügt. Neben der eigentlichen Durchführung der Abrechnung für ca. 1.200 Personalfälle, die jeden Monat als Outsourcing-Dienstleistung für das St. Joseph Krankenhaus erbracht wird, übernimmt die THS den Druck der Entgeltbelege. Die Abrechnungsunterlagen werden fix und fertig in gedruckter und teilweise in digitaler Form an die Personalabteilung des Krankenhauses versendet. Mit der Lösung ID Expert von DRAKOS steht dem Krankenhaus ein weiteres System zur Verfügung, das hilft, den Administrationsaufwand zu reduzieren und die Sicherheit bei Zugriff auf die Klinik-Ressourcen zu erhöhen. THS hat dieses System vollständig an das Personalsystem angebunden. Damit können die Sichtausweise der Mitarbeiter mit Bild einfach und schnell aus dem SAP® ERP HCM heraus erstellt werden. Im St. Joseph Krankenhaus werden diese Ausweise heute nicht nur zur Signalisierung der Mitarbeiterzugehörigkeit, sondern auch für die Steuerung des Zugriffs auf medizinische Geräte verwendet. In nächster Zeit ist geplant, den Gebäudezutritt und die digitale Signatur über die Karte zu steuern.

DER KUNDENNUTZEN

Die Personalabteilung des St. Joseph Krankenhauses hat sich durch die Einführung der Lösung und die Auslagerung der Personalabrechnung an die Telekom Healthcare Solutions freie Ressourcen geschaffen, um den Kernaufgaben der Abteilung besser und intensiver nachkommen zu können. Gleichzeitig konnten die Betriebskosten gesenkt werden. Das integrierte Berichtswesen führt zu mehr Transparenz und Sicherheit in den Geschäftsprozessen. Durch die Einführung der Kartenlösung ID Expert können außerdem auf einfache und schnelle Weise Mitarbeiterausweise erstellt und Berechtigungen erteilt werden. Das Systems bietet zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Einfache Datenhaltung, automatische Aktualisierung bei Ausweiserstellung
  • ‚‚Sperrung, „Verfallsdatum“ und weitere Sicherheitsfunktionen ‚‚
  • Ausweise für Fremdfirmen, ebenfalls in SAP®
  • ‚‚Definition verschiedener Layouts, Zuordnung an Mitarbeitergruppen ‚
  • ‚Integration von Passbildern aus dem SAP®-Archiv
  • ‚‚Bildaufnahme über softwaregesteuerte Digitalkamera, Speicherung und Anzeige des Bildes in SAP®, z. B. für Organigramme
  • ‚‚Visitenkartenmanagement
  • ‚‚Flexible Steuerung der Ausweisnummer
  • ‚‚Vollständige Berücksichtigung des SAP®-Berechtigungskonzepts ‚‚
  • Logbuch: Aktionen werden inkl. Nutzernamen protokolliert
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