Prozessoptimierung im Gesundheitswesen
Für mehr Effizienz und Produktivität: Mit Robotic Process Automation (RPA) erledigen digitale Assistenten Routinearbeiten automatisch. Das sorgt für Entlastung und zufriedenere Mitarbeitende.
Ein Roboterassistent für jeden Mitarbeitenden
Wenn Software-Roboter manuelle Tätigkeiten ausführen, arbeiten sie zuverlässig, ermüden nicht und machen weniger Fehler als Menschen. Das beschleunigt die Prozessoptimierung im Gesundheitswesen erheblich.
Automatisierung im Gesundheitswesen bietet Pflege- und Verwaltungspersonal in Kliniken eine zeitgemäße Lösung für die Herausforderungen im Arbeitsalltag. Digitale Software-Roboter ahmen einfache händische EDV-Tätigkeiten nach. Voraussetzung: Die Daten müssen klaren Regeln folgen, standardisiert und strukturiert sein. Unstrukturierte oder Daten, die eigene Entscheidungen erfordern, eignen sich nicht für digitale Assistenten der RPA-Technologie im Gesundheitswesen.
Roboterassistenten lassen sich einsetzen, um beispielsweise Dokumente zu archivieren oder zu übermitteln, Genehmigungen zu erstellen, Aufträge zu konfigurieren, Lebensläufe zu screenen oder Lohnabrechnungen zu schreiben. Robotic Process Automation (RPA) erlaubt dabei eine Vielzahl von Automatisierungsschritten und Anwendungen. Der Ablauf ist immer gleich: Ein Ereignis tritt ein, z.B. die digitale Krankmeldung eines Mitarbeiters. Ein Bot identifiziert sie im Postfach und leitet sie an die richtigen Stellen weiter – schnell, sicher und zielgerichtet. Solche Routinen kommen ohne zeitraubenden Einsatz von Fachkräften aus. Das digitale Prozessmanagement im Gesundheitswesen spart auf diese Weise Kosten und Zeit, die dann wiederum für die Beratung von Patienten zur Verfügung steht.
Digitales Prozessmanagement im Gesundheitswesen ergänzt die Fähigkeiten des Personals in Gesundheitseinrichtungen und trägt durch kontrolliertes Abarbeiten einzelner Aufgaben dazu bei, dass es zu weniger Fehlern kommt. Automatisierung entlastet jeden Einzelnen, der einen digitalen Bot an seiner Seite hat. Gerade im Gesundheitswesen, das unter hohem finanziellem Druck steht, bedeutet Entlastung mehr Wettbewerbsfähigkeit und Agilität. Wer wieder mehr Zeit für seine Kernaufgaben hat, sorgt für höhere Qualität und bessere Leistung.
Auf dem Weg hin zur digitalen Transformation kommen Akteure im Gesundheitswesen an Automatisierung nicht vorbei. Prozessautomatisierung ist dabei ein wichtiges Etappenziel in der Hyperautomation als Endziel. Erst zusammen mit anderen Technologien wie KI und intelligentem Businessprozessmanagement (iBPM) entfaltet RPA seine ganze Wirkung. Gegenüber den komplexeren Technologien wie KI und iBPM kommt RPA die Aufgabe zu, einfache Tätigkeiten zu automatisieren. Der Gewinn an Zufriedenheit sowie Kosten- und Zeitersparnis ist enorm. Auch wenn sie einfach scheinen, solche Aufgaben setzen sich aus vielen einzelnen Arbeitsschritten zusammen, die sinnvoll rationalisiert werden müssen.
Digitales Prozessmanagement bietet vielen Akteuren in Gesundheitseinrichtungen Vorteile.
Für das Management und die Verwaltung stellt Prozessautomatisierung im Gesundheitswesen die Möglichkeit dar, schnell große Datenmengen zu verarbeiten. Das kann in der Krankenhaus-Direktion z.B. das Nachhaltigkeitsmanagement (ESG) betreffen oder Gesetzesvorgaben. In der Verwaltung entstehen automatisierte Aufgaben beispielsweise im Kundenservice. Auch die Bearbeitungszeit digitaler Postfächer fällt dank Automatisierung im Gesundheitswesen spürbar kürzer aus. RPA in Kombination mit OCR kann im allerersten Schritt dazu beitragen, analoge Prozesse zu digitalisieren, indem aus Papierdokumenten strukturierte Daten generiert werden.
Patienten und Angehörige können schon bei der Terminvergabe mit RPA in Kontakt kommen. Roboter-Assistenten vergeben Termine und erinnern an deren Einhaltung. Mitarbeiter in der Verwaltung und Pflegepersonal haben dank robotergestützter Prozessautomation mehr Zeit für beratende oder pflegende Leistungen. Das führt zu mehr Mitarbeiterbindung – in Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiges Argument.
Für alle Akteure im Gesundheitswesen bedeutet Automatisierung, dass sie wertvolle Ressourcen an Arbeitskraft und Zeit schonen. Das macht aus gestressten oder unterforderten Mitarbeitenden, die sich zuvor mit einfachen manuellen Arbeiten geplagt haben, glückliche Botschafter einer Gesundheitseinrichtung. Die Personal-Fluktuation fällt durch Prozessautomatisierung im Gesundheitswesen geringer aus.
Unsere Leistungen – Ihre Benefits
Laut einer US-Studie wird der Markt für Robotic Process Automation (RPA) bis 2034 weltweit um mehr als 26 % wachsen. Automatisierung wird im Gesundheitswesen noch mehr Bedeutung erlangen.
Werfen Sie einen Blick auf die Vorteile:
Als ein Instrument der Hyperautomation verfolgt die RPA-Technologie das Ziel, einfache, standardisierte und immer wiederkehrende manuelle Aufgaben durch Automatisierung zu reduzieren. Für beschleunigte Prozesse und eine höhere Effizienz sind Automatisierungsplattformen, die höchsten Standards an Sicherheit und Compliance genügen, eine elementare Voraussetzung. Mit der Infrastruktur von Telekom Healthcare Solutions und unserem Partner UiPath, dem Marktführer für RPA-Software, sind Akteure im Gesundheitswesen in der Lage, Digitalisierungsprojekte wirkungsvoll umzusetzen.
Wir machen Automatisierung im Gesundheitswesen sicher: Digitalisierungsprozesse unseres amerikanischen Partners UiPath erfolgen über die Open Telekom Cloud . Dabei halten die UiPath-Plattformen Sicherheitsstandards ein, wie sie in Europa selbstverständlich sind, z.B. auch die DSGVO. Weiterer Sicherheitsaspekt: Die Rechenzentren stehen in Europa und werden von Europa aus gewartet. Das gewährleistet Datenschutz und Datensouveränität. So genießen Kunden in hohem Maße Flexibilität, Sicherheit und Transparenz bei der Prozessautomatisierung im Gesundheitswesen.
In der Open Telekom Cloud stellt Telekom Healthcare Solutions eine Business-Plattform von UiPath bereit, die sich mühelos in bestehende Krankenhausinformationssysteme integrieren lässt. Auf dieser Plattform können ganze Prozesse Ende-zu-Ende digitalisiert werden. Auf Kundenseite geschieht dies über die Robotic Process Automation (RPA) Software. Dort laufen alle Automatisierungsschritte weiter. Die Bedienung kann durch ein Center of Excellence-Team erfolgen, was eine einfache Handhabung und ein gelungenes digitales Prozessmanagement im Gesundheitswesen garantiert.
Was versteht man unter Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation (RPA), also die robotergestützte Prozessautomatisierung, ist eine der Grundvoraussetzungen der Hyperautomation. Diese erlaubt Unternehmen, ihre Geschäfts- und IT-Prozesse mit verschiedenen Technologien auf einen höheren Automatisierungsgrad zu heben oder mit Automatisierung überhaupt zu beginnen. Im Zusammenspiel mit anderen Technologien wie etwa Künstlicher Intelligenz (KI), Business Process Management (BPM) und intelligente Businessprozessmanagement (iBPM) ist RPA ein Schlüssel für Hyperautomation. Während man BPM und iBPM für komplexe Prozesse einsetzt, kommt RPA die Funktion zu, einfache Aufgaben zu automatisieren. Sie fallen in der Regel dort an, wo Menschen wiederkehrende manuelle, regelbasierte Arbeiten ausführen, die ein großes Volumen haben und keine Entscheidungen verlangen. Oft sind dies Arbeiten im IT-Sekretariat einer Verwaltung oder der Pflegeeinrichtung eines Krankenhauses.
Warum ist Robotic Process Automation relevant?
Digitales Prozessmanagement ist für viele Akteure im Gesundheitswesen von großer Bedeutung, weil es die Wettbewerbsfähigkeit erhöht. RPA ist dabei ein wirkungsvoller Optimierungsansatz. Das zeigt sich vor allem auf der Personal- und Kostenseite. Diese sind aber nicht die einzigen Bereiche, die von Robotic Process Automation profitieren können.
Mit RPA schafft man Mitarbeitenden Freiraum für mehr wertschöpfende Tätigkeiten gemäß dem Grundsatz: Weniger Administration, mehr Zeit für Pflege. Im stressigen Arbeitsalltag fühlen sich Mitarbeitende oft durch einfache Verwaltungstätigkeiten unterfordert, die Lust am Job geht verloren. Das kann zu hoher Fluktuation führen. Erledigen Bots die Arbeit, beugt man dem vor. Auf der Kostenseite bringt digitales Prozessmanagement ebenfalls wesentliche Vorteile: Fehler werden reduziert, die durch Mängel entstehenden Kosten geringgehalten. Insgesamt führt Automatisierung zu niedrigeren Kosten für Arbeit und Personal.
Wie funktioniert Robotic Process Automation?
Welche Geschäftsziele verfolgt Ihre Organisation? Danach richtet sich Ihr digitales Prozessmanagement aus. Zunächst muss ein Team all jene Prozesse identifizieren, die sich für die Automatisierung eignen. Bei der Auswahl entscheidet der einzelne Business Case. Dieser wird auf Komplexität, Bearbeitungsdauer und Prozesshäufigkeit bewertet. Einfache Prozesse eignen sich am besten für RPA, darüber hinaus müssen die Daten digital vorliegen, damit ein Bot sie verarbeiten kann. Für die Automatisierung gibt es in der Telekom Open Cloud sichere Plattformen mit den entsprechenden Dienstleistungen. Nach Implementierung der Software kann der digitale Assistent mit der Arbeit beginnen. Er ahmt dabei die Anschläge der Tastatur nach und „liest“ die zu automatisierenden Dokumente. Nehmen wir zum Beispiel eine E-Mail: Sie wird zunächst mittels KI verstanden und klassifiziert. Dann liest der Bot die Metadaten heraus, diese werden gespeichert und weiter prozessiert. Abschließend kann der Bot die E-Mail in entsprechende digitale Postfächer verschieben.
Welche Prozesse eigenen sich für RPA?
Für die Einführung von Robotic Process Automation eignen sich nicht alle Prozesse. Sie müssen für RPA folgende Voraussetzungen mitbringen:
• Früher manuell ausgeführt und in hoher Frequenz wiederholbar (z.B. täglich, wöchentlich).
• Regelbasiert: Wenn, dann-Funktionen müssen erfüllt sein. Sind feste Abläufe vorhanden? Das bietet ideale Bedingungen.
• Daten müssen digital vorliegen: Bots können nur digitale Inhalte verarbeiten.
• Es sollte ein möglichst hohes Volumen an Transaktionen vorliegen.
• Standardisierter Prozess: Er sollte stabil sein und sich nicht kontinuierlich selbst verbessern müssen, damit der Roboter sich nicht auch mitverändern muss.
Wo wird Robotic Process Automation eingesetzt?
Akteure im Gesundheitswesen setzen Robotic Process Automation (RPA) überall dort ein, wo manuelle Prozesse optimiert werden sollen. Folgende Einsatzgebiete sind denkbar:
| Finanzabteilung | Rechnungsbearbeitungen, Anlage von SEPA-Mandaten, Datenpflege und Datenübertragungen |
|---|---|
| Personalabteilung | Lebenslauf-Screening, Lohnabrechnungen und Stammdatenbearbeitung und digitale Personalakte |
| IT-Abteilung | Datenmigrationen, Datenbankmanagement, Accounts & Zugänge erstellen und Lizenzmanagement |
| Pflege- und Führungskräfte | Personaleinsatzplanung, Dokumentationen und automatisierte Zuweisung von Abrechnungscodes |
| Ärzte | Befüllung Traumaregister, automatischer Patienten-Entlassungsbrief und Impfmanagement |
| Patienten | Patientenaufnahme, Aufnahme- und Entlassungsmanagement und Transport / Überweisung |