IT-GESTÜTZTE RECHNUNGSVERARBEITUNG
Der Alltag bei der Rechnungsbearbeitung besteht aus manuellen Arbeiten, wie Kopien anfertigen oder Genehmigungsinformationen hinzufügen. Trotz des hohen Aufwandes ist die Transparenz über den Stand der Genehmigung oft schwer nachzuvollziehen. Verteilte Unternehmensstandorte beispielsweise bedeuten lange Genehmigungswege, was zu Lasten der Einhaltung der Skontofristen geht. Mit unserer Lösung zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen maschinell unterstützt und tagesaktuell. Die wichtigsten Vorteile:
- Abläufe beschleunigen, Kosten reduzieren
- Kurze Einarbeitung Ihres Personals
- Geringer Anpassungs- und Pflegeaufwand bei der Einführung
- Hohe Erkennungsraten auf Feld- und Belegebene
- Entlastet Ihre Sachbearbeiter von zeitraubenden Routinearbeiten
- Minimierung des manuellen Aufwandes
- Der Durchsatz wird gesteigert
- Die Durchlaufzeiten verkürzen sich erheblich
- Optimiertes Finanzcontrolling und Zahlungsmanagement
4000000Patientenabrechnungen
pro Quartal sind in Betreuung
6000000Abrechnungen
pro Jahr werden konzernweit betreut
RECHNUNGEN DIGITAL VERARBEITEN
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse. Die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein Beispiel dafür. Der übliche Prozess der manuellen Erfassung und Genehmigung von Lieferantenrechnungen ist sehr aufwendig und mit hohen Personalkosten verbunden.
- Mit Hilfe der Konsiliarrechnungsapplikation ist es außerdem möglich, die Kostenstellen bzw. die Fallauftragsnummern von Patienten automatisch aus einer Rechnung zu ermitteln und Privatpatienten herauszufiltern.
- Durch Anbindung eines Archivsystems mit zertifizierter SAP®-ArchiveLink-Schnittstelle kann die Ablage aller Dokumente der Rechnungsverarbeitung revisionssicher erfolgen.
UNSERE LÖSUNG – AUTOMATISIERTE RECHNUNGSVERARBEITUNG
DIGITALE BELEGVORBEREITUNG
Eingangsrechnungen und ggf. beiliegende Rechnungs-Anlagen werden mittels Scanner digitalisiert. Rechnungen im PDF-Format werden dem Prozess als E-Mail-Anhang über ein zentrales E-Mail-Postfach zugeführt. Auch Dokumente im ZUGPFeRD-Format können verarbeitet werden.
AUTOMATISIERTE RECHNUNGSLESUNG
Der Rechnungsleser importiert gescannte Images (z.B. vom Scanclient oder E-Mail-Postfach), validiert die Informationen und liest sie in eine Wissensdatenbank ein. Die Rechnungslesung erfolgt außerhalb des SAP®-Systems, um Ressourcen nicht zu belasten.
INDIVIDUELLE KONSILIARRECHNUNGEN
Rechnungen mit Fallbezug können mit Hilfe der Konsiliarrechnungsfunktion bearbeitet werden. Diese ermöglicht es, Kostenstellen bzw. Fallauftragsnummern der jeweiligen Patienten automatisch aus der Rechnung zu ermitteln und Privatpatienten herauszufiltern.
ZENTRALER RECHNUNGSMONITOR
Die Kreditorenbuchhaltung steuert alle Eingangsrechnungen zentral aus dem Rechnungseingangsbuch (dem Rechnungsmonitor). Er sorgt für die automatisierte Nachbearbeitung von Eingangsrechnungen, die per OCR, EDI oder Email und PDF ins SAP®-System eingegangen sind.
EXTERNE RECHNUNGSPRÜFUNG
Die Rechnungsprüfung legt notwendige Dokumente zur Rechnungsfreigabe (wie Leistungsnachweise, Lieferscheine) können zum Rechnungsbeleg ab – außerhalb von SAP® als Webapplikation, somit sind keine zusätzlichen SAP®-Userlizenzen für den Prüfungsprozess erforderlich.
REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG
Die revisionssichere Ablage der Eingangsrechnungen kann in einem digitalen Archivsystem erfolgen, über eine zertifizierte SAP®-ArchiveLink-Schnittstelle. Mit dieser Lösung, werden Mitarbeiter in Finanzbuchhaltung, Apotheke, Einkauf und Patientenmanagement entlastet.
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